"الوثائق والأرشفة الإلكترونية": مراجعة سودانية

يُقام "مؤتمر السودان لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية" في "قاعة الصداقة" في الخرطوم يومي 27 و28 من الشهر الجاري، بمشاركة باحثين من السودان والعالم العربي.

تنعقد الفعالية في ظل تغيرات كثيرة تشهدها البلاد بعد سقوط النظام السابق، إذ يُعد موضوع الأرشيف والمؤسسة الرسمية أحد أبرز المواضيع التي ترتبط إدراتها عادة بطبيعة الأنظمة استبدادية كانت أم ديمقراطية، حيث يوفر الأرشيف قاعدة بيانات تاريخية، تتلاعب فيها الأنظمة أو تتيح أخرى للمواطن الوصول إليها.

كان المؤتمر قد تأجل بسبب الأحداث التي قادت إلى سقوط البشير، إلى جانب انتظار القرار بمن سيقود "دار الوثائق القومية" في المرحلة المقبلة، بالنظر إلى أهمية الأرشيف في رسم السياسات، إلى جانب أهميته للصحافي والباحث والحقوقي والمؤرخ.

الأرشفة الالكترونية هي ناتج تطور أساليب حفظ الوثائق استناداً إلى النظريات والتقنيات الحديثة والنظم والبرامج ولوائح الحفظ المختلقة، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور في التشريعات التي تنظّم حفظ الوثائق واستخداماتها.

وبحسب القائمين، يسعى المؤتمر إلى تعزيز ونشر الوعي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية، وحث المؤسسات علي الاهتمام بإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، إلى جانب تسليط الضوء على الأسس العلمية والتجارب العملية في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

والأهم من كل ذلك يحاول المؤتمرون من السودان والعالم العربي الوقوف على أوجه القصور والعقبات والتحديات التي تواجه مؤسسات المعلومات في عملية أرشفة الوثائق التقليدية والإلكترونية.

تتناول محاور الجلسات النقاشية الأسس والمبادئ الأساسية للأرشفة الإلكترونية، ثم التخطيط لتطبيقاتها في مؤسسات المعلومات المختلفة، إضافة إلى دراسة طرق ومتطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الإلكتروني.

كما تشمل الجلسات أوراق عمل حول إعداد اختصاصي الأرشيف في عصر تقنية المعلومات من خلال تبني أحدث نظم وبرامج الأرشفة الإلكترونية، ومناقشة تحدياتها وآفاقها وأنظمتها المتوافرة محلياً وإقليمياً.

وتفرد جلسة للتطرق إلى تأثير الأرشفة الإلكترونية على أداء المؤسسات، من خلال عرض نماذج وتجارب لمؤسسات محلية وعربية وعالمية.